1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych przekazywanych za pośrednictwem strony jest Universum Solutions spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą pod adresem:
ul. dr Olgi Lilien 3
39-400 Tarnobrzeg
NIP: 5252849683
KRS: 0000879596
REGON: 388022529
Kapitał zakładowy: 100 000,00 zł
Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
W sprawach ochrony danych osobowych i realizacji przysługujących Państwu praw można kontaktować się z administratorem listownie na powyższy adres. Mogą Państwo również skorzystać z formularza kontaktowego.
Niniejsza polityka dotyczy korzystania ze strony internetowej i obsługi zapytań. Zasady przetwarzania danych w ramach konkretnych usług doradczych lub innych umów są przedstawiane odrębnie, stosownie do zakresu współpracy.
2. Jakie dane przetwarzamy
Formularz obejmuje imię i nazwisko, nazwę reprezentowanej firmy, adres poczty elektronicznej, wybrany obszar wsparcia oraz treść wiadomości. Numer telefonu jest opcjonalny. Przetwarzamy również dane, które dobrowolnie przekażą Państwo w dalszej korespondencji.
Podanie danych jest dobrowolne, jednak wypełnienie wymaganych pól umożliwia przesłanie i obsługę zapytania przez formularz. Brak numeru telefonu nie ogranicza możliwości kontaktu pocztą elektroniczną.
Prosimy ograniczyć wiadomość do informacji potrzebnych do przedstawienia sprawy. Na etapie pierwszego kontaktu nie należy przesyłać dokumentów tożsamości, danych dotyczących zdrowia ani dokumentacji zawierającej poufne dane innych osób. Sposób bezpiecznego przekazania dokumentów można uzgodnić z naszym zespołem.
Podczas korzystania ze strony powstają także dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony oraz informacje o przeglądarce. Mogą one znajdować się w dziennikach serwera. Zabezpieczenie formularza wykorzystuje czasowy identyfikator wyliczany z adresu IP oraz licznik prób wysłania wiadomości.
3. Cele i podstawy przetwarzania
- Odpowiedź na zapytanie i kontakt z przedstawicielem organizacji — podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji, rozpoznanie potrzeb organizacji i ustalenie możliwości współpracy.
- Podjęcie działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy to Państwo jako osoba fizyczna mają być stroną umowy.
- Bezpieczeństwo strony, ograniczanie niechcianych wiadomości i wyjaśnianie nadużyć — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona strony, infrastruktury i korespondencji.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie danych niezbędnych do ochrony naszych praw.
- Realizacja obowiązków wynikających z przepisów, w tym obsługa żądań dotyczących ochrony danych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwym obowiązkiem prawnym.
Potwierdzenie zapoznania się z polityką w formularzu dokumentuje udostępnienie informacji. Nie oznacza zgody na otrzymywanie reklam ani zapisu na listę wysyłkową.
4. Komu mogą być udostępniane dane
Dane mogą być przetwarzane przez upoważnione osoby działające na rzecz administratora oraz dostawców usług niezbędnych do obsługi strony i korespondencji: hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania systemów i pomocy informatycznej. W razie potrzeby odbiorcami mogą być również doradcy prawni oraz uprawnione organy, jeśli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów.
Dostawcy działający jako podmioty przetwarzające wykonują swoje zadania na podstawie umów powierzenia i w zakresie ustalonym przez administratora.
5. Jak długo przechowujemy dane
Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do rozpatrzenia sprawy i prowadzenia uzgodnionych rozmów. Po ich zakończeniu zachowujemy wyłącznie dane potrzebne do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń, odpowiednio do obowiązujących okresów przechowywania i przedawnienia. Jeżeli dojdzie do współpracy, dalszy okres wynika również z charakteru umowy i właściwych przepisów.
Dane wykorzystywane do zabezpieczenia formularza służą ograniczaniu liczby prób w dziesięciominutowych przedziałach. Dzienniki techniczne przechowuje się przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśnienia zdarzeń; dane związane z konkretnym incydentem mogą wymagać dłuższego zachowania.
Formularz przekazuje wiadomość do skrzynki pocztowej administratora. Sam mechanizm formularza nie tworzy archiwum zgłoszeń w bazie strony. Okresy przechowywania korespondencji i kopii zapasowych zależą także od zasad obsługi poczty oraz infrastruktury.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Korzystanie z międzynarodowych dostawców usług może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Ewentualne przekazanie wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO, na przykład decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych i, gdy to konieczne, dodatkowych zabezpieczeń. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z administratorem.
7. Przysługujące Państwu prawa
Na zasadach określonych w RODO mogą Państwo żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania nieprawidłowych informacji, usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania. Prawo do przenoszenia danych przysługuje w przypadkach wskazanych w RODO, w szczególności przy przetwarzaniu zautomatyzowanym opartym na umowie lub zgodzie.
Jeżeli podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes administratora, mogą Państwo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Po otrzymaniu sprzeciwu ocenimy, czy istnieją podstawy pozwalające kontynuować przetwarzanie.
Żądania można kierować za pomocą danych kontaktowych wskazanych w punkcie 1. W razie uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy możemy poprosić o informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Odpowiemy co do zasady w ciągu miesiąca; o dopuszczalnym przedłużeniu terminu i jego przyczynach poinformujemy zgodnie z RODO.
Przysługuje Państwu także prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie jej wniesienia znajdują się na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Pliki cookie i bezpieczeństwo korzystania ze strony
Sam formularz kontaktowy nie zapisuje wiadomości w pamięci przeglądarki ani nie dodaje plików cookie. System zarządzania stroną może używać niezbędnych plików cookie podczas logowania i obsługi sesji osób uprawnionych do administracji.
Dodatkowe pliki cookie służące statystykom lub reklamie wymagają wcześniejszej informacji o ich celach i, gdy wymagają tego przepisy, zgody użytkownika przed ich uruchomieniem. Ustawienia przeglądarki pozwalają kontrolować lub usuwać pliki cookie; ograniczenie plików niezbędnych może wpływać na działanie funkcji wymagających sesji.
Obsługa zapytań przez formularz nie obejmuje profilowania ani podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.
9. Aktualizacja informacji
Politykę aktualizujemy w razie zmian sposobu działania strony, wykorzystywanych usług lub zasad przetwarzania danych. Bieżąca treść jest dostępna pod odnośnikiem w stopce strony i przy formularzu kontaktowym.